Charte de confidentialité
1. Cadre général
En tant que responsable du traitement, nous mettons tout en œuvre pour garantir votre vie privée lors du traitement, de vos données personnelles dans le cadre de notre contrat de collaboration existant entre vous et nous.
Afin d’assurer votre parfaite et complète information, nous vous invitons à lire le présent document qui contient des informations détaillées sur les données personnelles que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous traitons et partageons vos données, sur leur durée de conservation et sur les droits que vous pouvez exercer à cet égard.
2. Quelles données personnelles traitons-nous ?
Nous collectons et utilisons vos données personnelles, chaque fois que nécessaire, dans le cadre de notre contrat de collaboration.
Nous traitons différentes catégories de données personnelles, y compris :
a) Les données personnelles d’identification (exemple : nom, date de naissance, nationalité) ;
b) Les coordonnées personnelles et professionnelles (exemple : adresse du domicile/de résidence, adresse e-mail, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) ;
c) Les données financières (exemple : numéro de compte bancaire, numéro de TVA, taux journalier moyen) ;
d) Les données relatives à votre formation (par exemple : historique des écoles, cours suivis, stages effectués, diplômes ou certificats obtenus, résultats des examens), vos compétences et votre expérience professionnelle (par exemple : historique des emplois, raisons des départs, contenu des fonctions exercées, réalisations professionnelles) ;
e) Les informations concernant vos projets personnels, loisirs et intérêts ;
f) Si d’application : des photographies et des images de caméras de surveillance ;
g) Les données d’identification électroniques (par exemple : adresse IP, moments de connexion) ;
h) D’autres informations découlant de l’exécution et de la cessation de la relation existant entre vous et L'Entraide par le Travail d'Enghien ;
i) Et le cas échéant, les données sensibles (par exemple : celles relatives à la santé).
Ces données personnelles concernent notamment les aspects suivants de notre collaboration :
Sélection ;
Paiement et traitement des factures ;
Mise à disposition de biens par l’entreprise (exemple : badge d’accès)
Bien-être au travail et santé ;
Utilisation du courrier électronique, d’Internet et du téléphone ;
Communication et marketing interne et externe de l’entreprise ;
Si d’application : surveillance par caméra
Organisation de déplacements et d’événements ;
…
3. Pourquoi et sur quelle base traitons-nous vos données personnelles ?
a) Pour nous conformer à nos obligations légales et règlementaires
Nous utilisons vos données personnelles pour respecter nos obligations légales et règlementaires, par exemple en matière fiscale.
b) Pour conclure et exécuter le contrat de prestations de services
Nous utilisons vos données personnelles pour permettre la conclusion et l’exécution du contrat de prestations de services (par exemple : l’établissement du contrat, le paiement des factures, vous donner accès à certains services web nécessaires à l’exécution de vos tâches).
c) Sur la base de notre intérêt légitime
Nous utilisons également vos données personnelles car nous y avons un intérêt légitime en tant qu’employeur, comme par exemple pour le bon fonctionnement de l’entreprise au sens large, la prévention de la fraude, la conduite d’une politique informatique appropriée.
Dans ce cas, nous ne traitons vos données personnelles que si ce traitement est nécessaire.
4. Quelles sont nos sources ?
Nous recevons la plupart de vos données personnelles directement de vous.
Pour les autres données en notre possession, celles-ci sont directement issues de l’exécution du contrat de prestation de services (par exemple : taux journalier moyen, images de nos caméras) et en application de la législation.
Nous pouvons également consulter des ressources externes ou non publiques.
Dans ce cas, nous vous informons dans un délai d’un mois après la réception des données personnelles et en tout cas au moment de fournir ces informations à des tiers ou au moment où nous utilisons ces données dans notre communication avec vous.
Lorsque nous vous demanderons de nous fournir des informations supplémentaires, nous vous dirons si vous devez répondre à cette question et quelles sont les conséquences possibles si vous ne le faites pas.
5. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
Pour atteindre les objectifs fixés, nous partageons vos données avec les catégories de destinataires suivants :
o Les prestataires de services spécialisés en fiscalité qui fournissent des services en notre nom
o Les instances publiques tel quel le SPF Finances et, le cas échéant, judiciaires
o Les huissiers de justice
o Le service externe de prévention et de protection au travail
o Des sociétés de transport, des hôtels ou restaurants
o Des fournisseurs de services informatiques
o Certains fournisseurs de services que vous utilisez personnellement dans le cadre de votre activité professionnelle
o Les autres consultants qui travaillent pour L'Entraide par le Travail d'Enghien
o Les visiteurs et membres actuels ou potentiels de nos sites web
6. Transfert de données personnelles en dehors de l’EEE (Espace économique européen)
Dans le cadre de ses activités, L'Entraide par le Travail d'Enghien peut faire appel à des prestataires de services non établis au sein de l’EEE pour autant que ceux-ci présentent des garanties appropriées. En utilisant ces services, certaines de vos données personnelles (principalement votre nom, les missions qui vous sont confiées dans le cadre de votre contrat de prestations de services, vos coordonnées professionnelles et éventuellement votre photo) peuvent être traitées en dehors de l’EEE.
7. Combien de temps gardons-nous vos données personnelles ?
Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour se conformer aux lois et règles applicables, ou plus longtemps, lorsque cela est nécessaire à des fins opérationnelles et, plus spécifiquement, aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution du contrat de travail et pour répondre à des actions judiciaires ou des demandes des instances judiciaires ou administratives.
Il en résulte que les données sont sauvegardées jusqu’à l’expiration des délais légaux de prescription applicables. Une période supplémentaire doit être prise en compte afin de mettre en œuvre le retrait efficacement.
8. Quels sont vos droits ? Comment pouvez-vous les exercer ?
Vous avez un droit :
- D’accès à vos données : vous pouvez obtenir des informations sur le traitement de vos données personnelles et vous pouvez obtenir une copie des données que nous traitons.
- De rectification de vos données : si vous estimez que vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander que ces données personnelles soient modifiées.
- D’effacement de vos données : vous pouvez demander que les données personnelles soient effacées.
- De limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
- D’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons liées à votre situation particulière, dans les cas prévus par la loi ou d’autres textes règlementaires.
- De retrait de votre consentement : pour autant que vous ayez donné votre consentement au traitement de données personnelles, vous avez toujours le droit de retirer ce consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement et effectué avant le retrait de celui-ci. Cependant, si les données sont traitées sur une autre base légale, le traitement peut se poursuivre.
- De portabilité des données : dans les cas prévus par la loi et lorsque cela est techniquement possible, vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous avez fournies et de les faire transférer à un tiers.
Si vous souhaitez exercer l’un des droits susmentionnés, vous pouvez nous contacter via l’adresse suivante mail : contact@etaenghien.com L'Entraide par le Travail d'Enghien mettra alors tout en œuvre pour faire le nécessaire dans les meilleurs délais pour autant que la demande n’aille pas à l’encontre de ses obligations légales ou contractuelles, ou que ses intérêts légitimes ne prévalent pas sur ceux de la personne concernée.
Si vous estimez qu’un de vos droits n’est pas respecté, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données.
9. Comment pouvez-vous suivre les changements apportés à la présente HR Privacy Policy ?
Nous pouvons toujours ajuster cette politique. Dans ce cas, nous vous informerons par e-mail, courrier ou remise en mains propres. La version la plus récente de cette politique de confidentialité peut être consultée sur le réseau d’entreprise
10. Comment pouvez-vous nous contacter ?
Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données via l’adresse mail suivante contact@etaenghien.com